Le prix d’un séjour comprend les frais de dossier, l’hébergement, la restauration, le blanchissage du linge (si + 10 jours), le matériel pédagogique, les activités sportives, les animations, l’encadrement si deux semaines consécutives et une assurance Responsabilité Civile. Il peut comprendre en sus le transport. Le prix des séjours peut être révisé jusqu’à 30 jours du départ, en particulier en cas d’augmentation du coût des transports, lié notamment au coût du carburant (art. 19, loi 92-645 du 13/07/1992).

Le règlement peut s’effectuer par :

Carte bancaire en ligne,
Carte bancaire par téléphone au service Inscription
Virement (en précisant le nom et le prénom de l’enfant ou des enfants)
Chèque à l’ordres de SVPT
Chèque ANCV

Nous demandons un minimum de 30 % de la somme totale en guise d’acompte.

Le solde du séjour doit être réglé avant le départ en séjour (sinon nous contacter).

Il est possible de payer en plusieurs fois sans frais par chèque et/ou par virement, ces deux moyens, de payer en plusieurs fois ne peut être mise en place que par le service Inscription.

Les règlements en plusieurs fois se font :

Par chèque : il vous faudra nous envoyer tous les chèques en même temps et indiquer au dos les dates de dépôt souhaitées (à savoir qu’il est interdit d’anti-dater des chèques).

Par chèques ou par chèques ANCV (chèques vacances & coupons sport)

À envoyer par courrier postal à l’adresse suivante :

SUDSPORT
2 Rue Jacques Draparnaud
34000 Montpellier

Si vous être bénéficiaire d’aides aux vacances AVE (aide attribuée par la caisse d’allocation familiale).

Veuillez nous adresser les renseignements ci-dessous pour vous réserver cette aide :

Votre numéro d’allocataire CAF
Le nom et le prénom de notre l’enfant (s)
La date de naissance de votre enfant (s)

Règlement après le séjour :

Les règlements après le séjour sont réservés à certaines structures (foyers, Conseils Départementaux, CCAS…).

Formalités obligatoires pour toute inscription :

Tous les documents sont disponibles dans l’onglet “Documents administratifs” sur votre compte en ligne.

Afin de confirmer une inscription, il convient de nous faire parvenir l’ensemble des documents administratifs qui vous seront demandés dans le format convenu.

Pour toute inscription, il nous faut :

Les documents téléchargeables dans les formalités obligatoires en cliquant ici

La convocation

Une fois toutes ces étapes effectuées, vous n’avez plus qu’à attendre la mise en ligne sur votre compte de la lettre de convocation ainsi que le carnet de voyage.

Vous recevrez un mail dès que ces documents sont mis en ligne.

Pour ceux qui ont effectué l’inscription par voie postale, vous recevrez par mail ou par voie postale la lettre de convocation ainsi que le carnet de voyage.

La convocation : elle contient les informations de transport. (horaires et lieux précis de RDV, les informations pratiques…)

Le carnet de voyage : il contient l’adresse postale et physique du centre, le contact du directeur du séjour, la lettre aux parents du directeur du séjour, ainsi que le trousseau du séjour.

Attention : ils ne sont consultables en ligne que si votre dossier est complet (documents reçus et séjour soldé).

L’association peut être contrainte d’annuler un séjour, dans les cas où : 1°- le nombre minimum de participants au séjour n’est pas atteint, auquel cas l’association avertit la famille du participant au plus tard 15 jours avant la date du séjour ; 2°- les conditions de sécurité ou un événement imprévisible l’exigent. 3° – la situation sanitaire ne permet pas le maintien du séjour. L’association s’engage, dans la mesure du possible, à proposer un séjour équivalent à un coût comparable, que la famille du participant est libre d’accepter ou de refuser. Dans ce dernier cas, l’intégralité des sommes déjà versées sera restituée à la famille du participant, sans qu’aucune autre indemnité ne puisse être exigée. Dans le cas d’une annulation en cours de séjour due au virus SARS-COV 2, le remboursement des sommes versées en règlement du séjour se fera au prorata de la durée non réalisée.

Toute annulation doit être notifiée par écrit au siège de l’association, le cachet de La Poste faisant foi. Quel que soit le motif de l’annulation, les sommes suivantes seront retenues (sauf dans la période de rétractation, soit 14 jours, pendant laquelle aucune somme ne sera retenue) : 1°- plus de 45 jours avant le départ : 30€ au titre des frais de dossier ; 2°- entre 30 et 45 jours avant le départ : 30% du coût total du séjour ; 3°- entre 15 et 30 jours avant le départ : 50% du coût total du séjour ; 4°- entre 8 et 15 jours avant le départ : 70% du coût total du séjour ; 5°- moins de 8 jours avant le départ ou absence le jour du départ : 100% du coût total du séjour. Aucun remboursement ne pourra être consenti pour un séjour écourté, quelle qu’en soit la raison. Les frais d’adhésion sont conservés quelle que soit la date de l’annulation.

La souscription d’une assurance annulation permet d’obtenir le remboursement des sommes versées en règlement du séjour dans les cas suivants :

1° – Le décès : a – du participant lui-même, de son conjoint ou de son concubin, de ses ascendants ou descendants en ligne directe ; b – de la personne figurant sur le même bulletin d’inscription que le participant ; c – des frères, des sœurs, des beaux-frères ou des belles-sœurs, des gendres, des belles-filles du participant ;

2° a – Une maladie médicalement constatée ou un accident corporel subi, y compris lors d’un attentat, entraînant l’impossibilité de quitter la chambre pendant une durée minimum de huit jours des personnes ci-dessus énumérées à l’exception de celles mentionnées en 1°- c. b – L’impossibilité d’intégrer le séjour en raison des conditions requises par le protocole sanitaire mis en place dans les ACM pour limiter la propagation du virus SARS-COV2. Si le participant est cas suspect, contact ou avéré en cours de séjour, l’assurance annulation permet le remboursement de 50% des sommes versées au prorata du nombre de jours non réalisés si impossibilité de réintégrer le séjour ou de participer à un autre séjour ;

3° – La destruction accidentelle des locaux professionnels ou privés occupés par le participant propriétaire ou locataire, survenue après la souscription du contrat et nécessitant impérativement sa présence sur les lieux du sinistre le jour du départ ;

4° – Le licenciement économique du père ou de la mère ayant fiscalement à charge le participant mineur. La garantie prend effet à compter de l’inscription au séjour et ne peut être souscrite à moins de 10 jours du premier jour du séjour. Elle ne s’exerce pas au cours du séjour, sauf dispositions particulières relatives à la covid-19 ci-avant évoquées. Détail complet sur colonies-vacances.fr. Exceptions liées à la COVID-19 en cas de non-souscription à l’assurance annulation – si le participant est cas suspect, contact ou avéré :

1° – avant le séjour : proposition de réintégrer le séjour une fois que les conditions demandées par le protocole sanitaire en vigueur sont remplies, s’il reste plus du tiers du séjour à réaliser. À défaut, possibilité de participer à une session ultérieure ou d’annuler l’inscription. Aucun remboursement ni avoir ne sera alors proposé.

2° – au cours du séjour : si l’éviction a lieu avant le premier tiers du séjour, possibilité de participer à une session ultérieure. Si l’éviction a lieu après le 1er tiers du séjour, proposition de réintégrer le séjour si les conditions demandées par le protocole sanitaire en vigueur pour réintégrer l’ACM sont remplies. À défaut de réintégration, aucun remboursement ni avoir ne sera alors proposé.

Une fois l’inscription effectuée, les modifications apportées aux caractéristiques du voyage peuvent faire l’objet de frais complémentaires :

1° – Modification des dates du séjour : gratuit ;

2° – Modification de la destination du séjour : gratuit ;

3° – Suppression ou modification d’une prestation transport : gratuit jusqu’à 10 jours avant le départ, forfait de 30€ de J-9 au jour du départ. Les frais indiqués s’appliquent en sus des frais relatifs aux prestations souscrites.

Lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être honoré, l’association s’engage à proposer au participant des prestations en remplacement de celles qui ne sont pas fournies. Ne sont pas considérées comme modifications du fait de l’association les prestations non utilisées en raison de mouvements sociaux, de conditions météorologiques ou du refus de participation, bien que la prestation ait été proposée au participant.

L’inscription vous assure le bénéfice d’une assurance Responsabilité Civile souscrite par l’association pour les dommages causés à autrui à l’occasion des activités du séjour et dont le participant pourrait être déclaré responsable. Les garanties au titre des Accidents Corporels sont également incluses dans le prix du séjour. Les garanties prévues sont au moins équivalentes en étendue à celles prévues par les articles 20 à 25 du décret n°94-490 du 15 juin 1994.

Dans le cas du non-respect manifeste et prolongé des règles de vie du séjour, l’équipe de direction peut prononcer un retour anticipé du participant avant le terme initial du séjour, après concertation avec sa famille ou son tuteur. Les frais de retour resteront à la charge de la famille du participant, qui ne pourra pas prétendre au remboursement de la fraction non consommée du séjour.

La famille du participant dispose d’un délai de 15 jours à compter de la fin du séjour pour faire parvenir une réclamation à l’association. La réclamation peut être formulée par lettre, email ou téléphone. Un accusé de réception de la réclamation sera transmis par e-mail à la famille du participant et une réponse sera donnée dans un délai de 15 jours après sa prise en compte.

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique dans le cadre des activités de l’association. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations nominatives qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez-vous adresser à l’association SVPT. Extrait des dispositions légales applicables à la vente de colonies et de séjours spécifique (décret n°94-490 du 15 /06/ 1994)

Art. 95. – Sous réserve des exclusions prévues au deuxième alinéa (a et b) de l’article 14 de la loi du 13 juillet 1992 susvisée, toute offre et toute vente de prestations de colonies de vacances ou de séjours ou autres donnent lieu à la remise de documents appropriés qui répondent aux règles définies par le présent titre. En cas de vente de titres de transport aérien ou de titres de transport sur ligne régulière non accompagnée de prestations liées à ces transports, le vendeur délivre à l’acheteur un ou plusieurs billets de passage pour la totalité du voyage émis par le transporteur ou sous sa responsabilité. Dans le cas de transport à la demande, le nom et l’adresse du transporteur, pour le compte duquel les billets sont émis, doivent être mentionnés. La facturation séparée des divers éléments d’un même forfait touristique ne soustrait pas le vendeur aux obligations qui lui sont faites par le présent titre.

Art. 96. – Préalablement à la conclusion du contrat et sur la base d’un support écrit, portant sa raison sociale, son adresse et l’indication de son autorisation administrative d’exercice, le vendeur doit communiquer au consommateur les informations sur les prix, les dates et les autres éléments constitutifs des prestations fournies à l’occasion du voyage ou du séjour tels que : 1°- La destination, les moyens, les caractéristiques et les catégories de transports utilisés ; 2°- Le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et ses principales caractéristiques, son homologation et son classement touristique correspondant à la réglementation ou aux usages du pays d’accueil ; 3°- Les repas fournis ; 4°- La description de l’itinéraire lorsqu’il s’agit d’un circuit ; 5°- Les formalités administratives et sanitaires à accomplir en cas, notamment, de franchissement des frontières ainsi que leurs délais d’accomplissement ; 6°- Les visites, excursions et les autres services inclus dans le forfait ou éventuellement disponibles moyennant un supplément de prix ; 7°- La taille minimale ou maximale du groupe permettant la réalisation du voyage ou du séjour ainsi que, si la réalisation du voyage ou du séjour est subordonnée à un nombre minimal de participants, la date limite d’information du consommateur en cas d’annulation du voyage ou du séjour ; cette date ne peut être fixée à moins de vingt et un jours avant le départ ; 8°- Le montant ou le pourcentage du prix à verser à titre d’acompte à la conclusion du contrat ainsi que le calendrier de paiement du solde ; 9°- Les modalités de révision des prix telles que prévues par le contrat en application de l’article 100 du présent décret ; 10°- Les conditions d’annulation de nature contractuelle ; 11°- Les conditions d’annulation définies aux articles 101, 102 et 103 ci-après ; 12°- Les précisions concernant les risques couverts et le montant des garanties souscrites au titre du contrat d’assurance couvrant les conséquences de la responsabilité civile professionnelle des agences de voyages et de la responsabilité civile des associations et organismes sans but lucratif et des organismes locaux de tourisme ; 13°- L’information concernant la souscription facultative d’un contrat d’assurance couvrant les conséquences de certains cas d’annulation ou d’un contrat d’assistance couvrant certains risques particuliers, notamment les frais de rapatriement en cas d’accident ou de maladie.

Art. 97. – L’information préalable faite au consommateur engage le vendeur, à moins que dans celle-ci le vendeur ne se soit réservé expressément le droit d’en modifier certains éléments. Le vendeur doit, dans ce cas, indiquer clairement dans quelle mesure cette modification peut intervenir et sur quels éléments. En tout état de cause, les modifications apportées à l’information préalable doivent être communiquées par écrit au consommateur avant la conclusion du contrat.

Art. 98. – Le contrat conclu entre le vendeur et l’acheteur doit être écrit, établi en double exemplaire dont l’un est remis à l’acheteur, et signé par les deux parties. Il doit comporter les clauses suivantes : 1°- Le nom et l’adresse du vendeur, de son garant et de son assureur ainsi que le nom et l’adresse de l’organisateur ; 2°- La destination ou les destinations du voyage et, en cas de séjour fractionné, les différentes périodes et leurs dates ; 3°- Les moyens, les caractéristiques et les catégories des transports utilisés, les dates, heures et lieux de départ et de retour ; 4°- Le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et ses principales caractéristiques, son classement touristique en vertu des réglementations ou des usages du pays d’accueil ; 5°- Le nombre de repas fournis ; 6°- L’itinéraire lorsqu’il s’agit d’un circuit ; 7°- Les visites, les excursions ou autres services inclus dans le prix total du voyage ou du séjour ; 8°- Le prix total des prestations facturées ainsi que l’indication de toute révision éventuelle de cette facturation en vertu des dispositions de l’article 100 ci-après ; 9°- L’indication, s’il y a lieu, des redevances ou taxes afférentes à certains services telles que taxes d’atterrissage, de débarquement ou d’embarquement dans les ports et aéroports, taxes de séjour lorsqu’elles ne sont pas incluses dans le prix de la ou des prestations fournies ; 10°- Le calendrier et les modalités de paiement du prix ; en tout état de cause, le dernier versement effectué par l’acheteur ne peut être inférieur à 30 % du prix du voyage ou du séjour et doit être effectué lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour ; 11°- Les conditions particulières demandées par l’acheteur et acceptées par le vendeur ; 12° Les modalités selon lesquelles l’acheteur peut saisir le vendeur d’une réclamation pour inexécution ou mauvaise exécution du contrat, réclamation qui doit être adressée dans les meilleurs délais, par lettre recommandée avec accusé de réception au vendeur, et signalée par écrit, éventuellement, à l’organisateur du voyage et au prestataire de services concernés ; 13°- La date limite d’information de l’acheteur en cas d’annulation du voyage ou du séjour par le vendeur dans le cas où la réalisation du voyage ou du séjour est liée à un nombre minimal de participants, conformément aux dispositions du 7° de l’article 96 ci-dessus ; 14°- Les conditions d’annulation de nature contractuelle ; 15°- Les conditions d’annulation prévues aux articles 101, 102 et 103 ci-dessous ; 16°- Les précisions concernant les risques couverts et le montant des garanties au titre du contrat d’assurance couvrant les conséquences de la responsabilité civile professionnelle du vendeur ; 17°- Les indications concernant le contrat d’assurance couvrant les conséquences de certains cas d’annulation souscrit par l’acheteur (numéro de police et nom de l’assureur), ainsi que celles concernant le contrat d’assistance couvrant certains risques particuliers, notamment les frais de rapatriement en cas d’accident ou de maladie ; dans ce cas, le vendeur doit remettre à l’acheteur un document précisant au minimum les risques couverts et les risques exclus ; 18°- La date limite d’information du vendeur en cas de cession du contrat par l’acheteur ; 19°- L’engagement de fournir, par écrit, à l’acheteur, au moins dix jours avant la date prévue pour son départ, les informations suivantes : a) Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la représentation locale du vendeur ou, à défaut, les noms, adresses et numéros de téléphone des organismes locaux susceptibles d’aider le consommateur en cas de difficulté, ou, à défaut, le numéro d’appel permettant d’établir de toute urgence un contact avec le vendeur ; b) Pour les voyages et séjours de mineurs à l’étranger, un numéro de téléphone et une adresse permettant d’établir un contact direct avec l’enfant ou le responsable sur place de son séjour.

Art. 99. – L’acheteur peut céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que lui pour effectuer le voyage ou le séjour, tant que ce contrat n’a produit aucun effet. Sauf stipulation plus favorable au cédant, celui-ci est tenu d’informer le vendeur de sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard sept jours avant le début du voyage. Lorsqu’il s’agit d’une croisière en cas d’organisation de celui dans un futur proche, ce délai est porté à quinze jours. Cette cession n’est soumise, en aucun cas, à une autorisation préalable du vendeur.

Art. 100. – Lorsque le contrat comporte une possibilité expresse de révision du prix, dans les limites prévues à l’article 19 de la loi du 13 juillet 1992 susvisée, il doit mentionner les modalités précises de calcul, tant à la hausse qu’à la baisse, des variations des prix, et notamment le montant des frais de transport et taxes y afférentes, la ou les devises qui peuvent avoir une incidence sur le prix du voyage ou du séjour, la part du prix à laquelle s’applique la variation, le cours de la ou des devises retenu comme référence lors de l’établissement du prix figurant au contrat.

Art. 101. – Lorsque, avant le départ de l’acheteur, le vendeur se trouve contraint d’apporter une modification à l’un des éléments essentiels du contrat tel qu’une hausse significative du prix, l’acheteur peut, sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis, et après en avoir été informé par le vendeur par lettre recommandée avec accusé de réception : – soit résilier son contrat et obtenir sans pénalité le remboursement immédiat des sommes versées ; – soit accepter la modification ou le voyage de substitution proposé par le vendeur ; un avenant au contrat précisant les modifications apportées est alors signé par les parties ; toute diminution de prix vient en déduction des sommes restant éventuellement dues par l’acheteur et, si le paiement déjà effectué par ce dernier excède le prix de la prestation modifiée, le trop-perçu doit lui être restitué avant la date de son départ.

Art. 102. – Dans le cas prévu à l’article 21 de la loi du 13 juillet 1992 susvisée, lorsque, avant le départ de l’acheteur, le vendeur annule le voyage ou le séjour, il doit informer l’acheteur par lettre recommandée avec accusé de réception ; l’acheteur, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, obtient auprès du vendeur le remboursement immédiat et sans pénalité des sommes versées ; l’acheteur reçoit, dans ce cas, une indemnité au moins égale à la pénalité qu’il aurait supportée si l’annulation était intervenue de son fait à cette date. Les dispositions du présent article ne font en aucun cas obstacle à la conclusion d’un accord amiable ayant pour objet l’acceptation, par l’acheteur, d’un voyage ou séjour de substitution proposé par le vendeur.

Art. 103. – Lorsque, après le départ de l’acheteur, le vendeur se trouve dans l’impossibilité de fournir une part prépondérante des services prévus au contrat représentant un pourcentage non négligeable du prix honoré par l’acheteur, le vendeur doit immédiatement prendre les dispositions suivantes sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis : – soit proposer des prestations en remplacement des prestations prévues en supportant éventuellement tout supplément de prix et, si les prestations acceptées par l’acheteur sont de qualité inférieure, le vendeur doit lui rembourser, dès son retour, la différence de prix ; – soit, s’il ne peut proposer aucune prestation de remplacement ou si celles-ci sont refusées par l’acheteur pour des motifs valables, fournir à l’acheteur, sans supplément de prix, des titres de transport pour assurer son retour dans des conditions pouvant être jugées équivalentes vers le lieu de départ ou vers un autre lieu accepté par les deux parties.

Le linge de corps (slips, culottes, chaussettes) est changé chaque jour et les vêtements le sont dès qu’ils apparaissent trop sales.

Le linge est lavé une fois par semaine durant les séjours de plus d’une semaine. Pour les séjours plus courts, le lavage n’est pas systématique, mais un dépannage est prévu.

Vous pouvez rajouter un peu plus de linge que ce qui a été demander dans le trousseau si la famille le souhaite.